Cómo cambiar de programa de gestión sin perder datos

Muchas empresas siguen con un programa de gestión que ya no les sirve por una sola razón: miedo a perder los datos. Clientes, artículos, tarifas, facturas de años anteriores, saldos pendientes… Es un miedo razonable, pero una migración bien planificada es un trabajo controlado, no un salto al vacío. En este artículo le explicamos cómo hacerla paso a paso.

Por qué ahora es buen momento

Hay motivos que empujan a cambiar aunque el programa actual «todavía funcione»:

Cambios normativos: Verifactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas exigen programas adaptados. Si su proveedor no los va a adaptar, tendrá que cambiar igualmente.
Programas sin soporte: versiones antiguas que ya nadie mantiene o que solo funcionan en un ordenador concreto.
Trabajo duplicado: datos que se teclean dos veces porque el programa no conecta con la contabilidad, el almacén o la tienda online.
Movilidad: necesidad de consultar o introducir datos desde fuera de la oficina.

Qué datos hay que llevarse

No todos los datos tienen la misma importancia ni la misma dificultad. Conviene clasificarlos:

Tipo de dato	Ejemplos	Prioridad	Dificultad habitual
Maestros	Clientes, proveedores, artículos, familias, formas de pago	Imprescindible	Baja-media
Condiciones comerciales	Tarifas, descuentos, precios especiales por cliente	Imprescindible	Media
Saldos vivos	Facturas pendientes de cobro y pago, recibos, anticipos	Imprescindible	Media
Existencias	Stock por almacén, lotes, números de serie	Imprescindible si hay almacén	Media-alta
Documentos abiertos	Presupuestos y pedidos en curso, contratos	Alta	Media
Histórico	Facturas, albaranes y movimientos de años anteriores	Recomendable	Alta
Contabilidad	Plan de cuentas, saldos de apertura, asientos	Según el caso	Media-alta

El histórico: ¿todo o solo lo necesario?

Llevar todo el histórico no siempre compensa. Una opción práctica es migrar el detalle de los últimos ejercicios y conservar el resto en una copia consultable del sistema antiguo o en ficheros exportados. Recuerde que la normativa tributaria y mercantil obliga a conservar facturas y libros durante años, así que el histórico no se puede tirar: lo que se decide es dónde se guarda.

Las fases de una migración

1. Inventario

Antes de mover nada, haga una lista de todo lo que tiene el programa actual: módulos que usa, campos personalizados, informes que alguien consulta cada mes, conexiones con otros programas. Es habitual descubrir datos importantes guardados en campos de «observaciones».

2. Extracción

Hay que sacar los datos del programa antiguo. Según el caso, se hace con las exportaciones del propio programa, accediendo directamente a su base de datos o a partir de listados. Si su proveedor actual pone pegas, recuerde que los datos son de su empresa.

3. Limpieza

Es la fase que más se subestima y la que más valor aporta:

Clientes duplicados («García S.L.» y «GARCIA SL»).
NIF incorrectos o vacíos, que con la factura electrónica serán un problema.
Artículos descatalogados que nadie usa desde hace años.
Direcciones y correos desactualizados.
Familias y códigos sin criterio común.

Migrar datos sucios a un programa nuevo es trasladar los problemas.

4. Correspondencia de campos

Cada programa organiza la información a su manera. Hay que decidir dónde va cada dato en el sistema nuevo: qué es el «código de cliente», cómo se traducen las formas de pago, qué pasa con los campos que no tienen equivalente.

5. Carga de prueba

Se hace una primera carga en un entorno de pruebas, nunca directamente en el sistema definitivo. Sirve para detectar errores de formato, campos mal emparejados y casos raros.

6. Comprobación

Es el paso que da tranquilidad. Compare cifras entre el programa antiguo y el nuevo:

Número de clientes, proveedores y artículos.
Saldo pendiente de cobro total y de varios clientes concretos.
Saldo pendiente de pago a proveedores.
Existencias valoradas por almacén.
Facturación total de un ejercicio cerrado.
Un puñado de fichas elegidas al azar, revisadas campo a campo.

Si las cifras cuadran, puede seguir. Si no, se corrige y se repite la carga de prueba.

7. Arranque

Se elige una fecha de corte, se hace la carga definitiva con los datos al día y se empieza a trabajar en el programa nuevo. El antiguo queda en modo consulta.

Cuándo hacer el cambio

Momento	Ventajas	Inconvenientes
Inicio de ejercicio (1 de enero)	Contabilidad y series de facturación limpias	Coincide con cierres y mucha carga de trabajo
Inicio de trimestre	Coincide con las declaraciones de IVA	Hay que trasladar saldos contables a mitad de año
Temporada baja de su sector	Más tiempo para formar y resolver dudas	Puede no coincidir con un cierre fiscal

Lo que no recomendamos es cambiar en plena campaña o la semana antes de unas vacaciones.

Errores que conviene evitar

Arrancar sin comprobar cifras: los errores aparecen meses después, cuando ya es difícil saber su origen.
Trabajar en paralelo demasiado tiempo con los dos programas: se acaba sin saber cuál es el bueno.
No formar al personal antes del arranque.
No guardar una copia completa del sistema antiguo antes de apagarlo.
Olvidar las series de facturación: la numeración debe continuar de forma correcta y sin huecos.
Dejar fuera las integraciones: banca, tienda online, terminales, lectores de códigos de barras.

Preguntas para su nuevo proveedor

¿Quién hace la migración y qué incluye exactamente?
¿Cuántas cargas de prueba se hacen antes del arranque?
¿Cómo se comprueba que los datos son correctos?
¿Qué pasa con el histórico y cómo lo podré consultar?
¿Qué apoyo tendré las primeras semanas?

En resumen

Cambiar de programa de gestión sin perder datos es posible si se trata como un proyecto: inventario, limpieza, pruebas, comprobación y un arranque planificado. El esfuerzo merece la pena, porque se sale con datos más limpios que los que se tenían.

En CoreSoftware nos encargamos de traer sus datos desde el programa que use hoy y de acompañarle en el arranque. Puede ver cómo lo hacemos en nuestra página de migración de datos.